1. Préambule
SOHO FORMATION SASU au capital de 555 €, immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 995 290 491, dont le siège social est situé 58 rue de Monceau, 75008 Paris, organisme de formation professionnelle, s’engage à appliquer de manière stricte la réglementation applicable en matière de protection des données personnelles, à savoir notamment :
- la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée (dite « Loi Informatique et Libertés ») ;
- le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, dit Règlement Général sur la Protection des Données (ci-après le « RGPD »).
La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objet d’informer les utilisateurs de nos services — apprenants, clients, prospects et partenaires — des règles applicables à la collecte et au traitement de leurs données personnelles dans le cadre de nos activités de formation professionnelle, réalisées notamment à distance (FOAD) via notre plateforme et notre CRM de gestion pédagogique (Digiforma).
2. Identité du responsable de traitement
Le responsable du traitement des données personnelles est la société SOHO FORMATION, représentée par son Président, joignable aux coordonnées suivantes :
- Adresse : 58 rue de Monceau, 75008 Paris
- E-mail : contact@sohoformation.fr
Compte tenu de la taille de la structure, SOHO FORMATION n’est pas tenue de désigner un Délégué à la Protection des Données (DPO) au sens de l’article 37 du RGPD. Toute question relative à la présente Politique peut néanmoins être adressée directement au responsable de traitement aux coordonnées ci-dessus.
3. Traitement des données personnelles de l’utilisateur
3.1 Principe : une collecte fondée sur une base légale
Chaque traitement de données personnelles mis en œuvre par SOHO FORMATION repose sur l’une des bases légales prévues par le RGPD (consentement, exécution du contrat, obligation légale ou intérêt légitime), précisée dans le tableau figurant à l’article 3.3. Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, sans que cela porte atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement donné avant son retrait.
3.2 Données personnelles collectées
Dans le cadre de la phase d’inscription et du suivi de nos actions de formation, SOHO FORMATION collecte et traite les données suivantes :
- données d’identification : nom, prénom, adresse électronique, numéro de téléphone ;
- données relatives à votre situation professionnelle utiles au montage administratif de la formation (employeur, intitulé et durée du contrat de travail, OPCO de rattachement) ;
- données de suivi pédagogique : supports consultés, exercices et évaluations réalisés, notes, appréciations des formateurs, feuilles d’émargement, échanges via l’Espace Apprenants ;
- données de facturation et de règlement, nécessaires à la prise en charge du financement (OPCO, autofinancement) ;
- le cas échéant, à l’issue de la formation et à des fins statistiques, des données déclaratives sur votre situation professionnelle (intitulé du poste, type et durée du contrat).
Ces données sont collectées directement auprès de vous, ou, le cas échéant, auprès de votre employeur ou de l’OPCO finançant la formation.
3.3 Finalités, bases légales et durées de conservation
|
Finalité du traitement |
Base légale (RGPD) |
Durée de conservation |
|
Mise en relation avec un formateur/expert pédagogique et gestion de l’inscription |
Exécution de mesures précontractuelles / du contrat de formation (art. 6.1.b) |
Durée de la relation contractuelle + 5 ans (délai de prescription commerciale) |
|
Accès et fonctionnement de l’Espace Apprenants (Digiforma) et suivi pédagogique |
Exécution du contrat (art. 6.1.b) |
Durée de la formation + 5 ans (justificatifs Qualiopi / OPCO) |
|
Émargements, évaluations, attestations de fin de formation et pièces justificatives OPCO |
Obligation légale et réglementaire (art. 6.1.c) — exigences Qualiopi |
5 ans après la fin de l’action de formation (durées imposées par le référentiel Qualiopi et les financeurs) |
|
Facturation et comptabilité |
Obligation légale (art. 6.1.c) |
10 ans (code de commerce) |
|
Envoi d’informations, de newsletters et prospection commerciale |
Consentement (art. 6.1.a) ou intérêt légitime pour la clientèle existante (art. 6.1.f) |
3 ans à compter du dernier contact, ou jusqu’au retrait du consentement |
|
Enquêtes de satisfaction et suivi de l’insertion professionnelle |
Intérêt légitime — amélioration continue de l’offre de formation (art. 6.1.f) |
3 ans |
|
Cookies et mesure d’audience |
Consentement, à l’exception des cookies strictement nécessaires (art. 6.1.a) |
13 mois maximum |
4. Cookies et traceurs
Pour améliorer votre expérience sur notre site et notre Espace Apprenants, nous utilisons des cookies et traceurs similaires nous permettant de : assurer le bon fonctionnement du site, mesurer l’audience, et le cas échéant, personnaliser certains contenus.
- Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site sont déposés sans consentement préalable, conformément à la réglementation.
- Les autres cookies (mesure d’audience non exemptée, personnalisation) ne sont déposés qu’après recueil de votre consentement, via le bandeau dédié.
Vous pouvez à tout moment retirer ou modifier votre consentement, ainsi que gérer vos préférences en matière de cookies via les paramètres de votre navigateur ou le module de gestion des cookies mis à votre disposition sur le site.
5. Partage et transfert des données personnelles
5.1 Partage des données personnelles
Les données personnelles collectées par SOHO FORMATION sont traitées pour ses besoins propres et peuvent être communiquées :
- à nos formateurs et sous-traitants pédagogiques, pour les seuls besoins de la réalisation de la formation ;
- à nos prestataires techniques (notamment notre CRM de gestion pédagogique Digiforma, hébergeur, prestataires de paiement), dans la stricte mesure nécessaire à l’exécution des services ;
- aux financeurs de la formation (OPCO, France Compétences), aux fins de justification de la réalisation et du financement de l’action de formation ;
- aux organismes de contrôle et de certification (notamment dans le cadre des audits Qualiopi) ;
- aux autorités administratives ou judiciaires, lorsque la loi nous y oblige ou pour répondre à une réclamation, exécuter un contrat, ou protéger nos droits et ceux de nos utilisateurs.
Ces destinataires n’agissent que sur instruction de SOHO FORMATION et dans le cadre de contrats prévoyant les garanties de sécurité et de confidentialité requises par le RGPD.
5.2 Transfert des données hors Union européenne
Vos données personnelles sont hébergées au sein de l’Union européenne. Si, pour les besoins de certains outils, un transfert de données vers un pays situé hors de l’Espace économique européen devait intervenir, ce transfert serait encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou tout autre mécanisme reconnu par le RGPD comme offrant un niveau de protection adéquat.
6. Conservation des données personnelles
SOHO FORMATION conserve vos données personnelles uniquement pendant la durée strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, conformément au tableau de l’article 3.3, et dans le respect des durées légales de conservation applicables (notamment en matière comptable, fiscale et de justification Qualiopi). À l’expiration de ces durées, vos données sont supprimées ou anonymisées de nos bases de données et de celles de nos prestataires.
7. Sécurité des données personnelles
Vos données personnelles sont stockées sur des serveurs situés au sein de l’Union européenne. SOHO FORMATION met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données contre tout accès non autorisé, divulgation, altération ou destruction, notamment :
- un accès restreint aux données, limité aux personnes habilitées ;
- l’usage de mots de passe sécurisés et, lorsque cela est possible, d’une authentification renforcée ;
- le recours à des prestataires et hébergeurs présentant des garanties suffisantes en matière de sécurité (chiffrement, sauvegardes) ;
- une sensibilisation du responsable de traitement et des formateurs aux bonnes pratiques de protection des données.
8. Vos droits sur vos données personnelles
8.1 Panorama de vos droits
Droit d’information — vous pouvez exiger que nous vous fournissions les informations relatives au traitement de vos données lors de leur collecte.
Droit d’accès et de rectification — vous pouvez obtenir la confirmation que vos données sont ou non traitées, en obtenir une copie, et demander la rectification de données inexactes ou incomplètes.
Droit d’opposition — vous pouvez vous opposer, sans avoir à justifier de motif, à l’utilisation de vos données à des fins de prospection commerciale, ou, pour un motif légitime tenant à votre situation particulière, à tout autre traitement fondé sur l’intérêt légitime.
Droit à l’effacement (« droit à l’oubli ») — vous pouvez demander l’effacement de vos données, dans les cas prévus aux articles 17 et suivants du RGPD, sous réserve des obligations légales de conservation qui s’imposeraient à nous.
Droit à la limitation du traitement — vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données dans les cas prévus à l’article 18 du RGPD.
Droit à la portabilité — vous pouvez recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et demander leur transmission à un autre responsable de traitement.
Droit de définir des directives post-mortem — vous pouvez définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
8.2 Modalités d’exercice de vos droits
Ces droits peuvent être exercés à tout moment, sur simple demande :
- par e-mail à l’adresse contact@sohoformation.fr ;
- par courrier postal à l’adresse : SOHO FORMATION – 58 rue de Monceau, 75008 Paris.
Afin de traiter votre demande, nous pourrons être amenés à vous demander de justifier votre identité (copie d’une pièce d’identité), notamment lorsque cela est requis par la loi ou nécessaire pour nous assurer que la demande émane bien de la personne concernée.
Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d’un mois à compter de sa réception, ce délai pouvant être porté à deux mois supplémentaires pour les demandes complexes.
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), accessible à l’adresse suivante : www.cnil.fr.
9. Mise à jour de la politique de confidentialité
La présente Politique peut être consultée à tout moment sur notre site. SOHO FORMATION se réserve le droit de la modifier à tout moment, notamment afin de garantir sa conformité avec l’évolution de la réglementation. Nous vous invitons à la consulter régulièrement afin de rester informé des éventuelles modifications.
10. Liens vers d’autres sites internet
Notre site peut contenir des liens vers des sites internet tiers qui ne sont ni détenus ni contrôlés par SOHO FORMATION. Nous ne saurions être tenus responsables des pratiques de ces sites en matière de protection des données personnelles. Nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité de chaque site tiers susceptible de collecter vos informations.
11. Contact
Pour toute question, réclamation ou suggestion relative à la présente politique de confidentialité, vous pouvez nous contacter :
- par e-mail : contact@sohoformation.fr ;
- par courrier : SOHO FORMATION – 58 rue de Monceau, 75008 Paris.